Situación que se encontró, según observación y análisis
La empresa tardaba un promedio de 14 días en dar una cotización de precios. El proceso era tan largo debido a la falta de información "en mano" y de procedimientos estandarizados.
Mejoras propuestas
Los medios para lograr los objetivos fueron la creación y la implantación de un sistema de cotización por Intranet / Internet para uso del departamento de Ventas, el área de atención al cliente y los potenciales clientes. Las características de este sistema debían ser:
- Acceso fácil y directo a información sobre productos
- Descripción de características y precios
- Pagos efectuados a escala mundial
- Entregas rápidas en todo el mundo
- Posibilidad de personalización de los productos
- Actualización sistemática y continua de datos
Descripción breve de la metodología de trabajo y las herramientas utilizadas
Los pasos que se siguieron fueron:
- Diseñar una base de datos amigable que contuviera las características de los productos y los costes correspondientes, sus márgenes y precios
- Diseñar interfaces internas para el manejo y la actualización de la base de datos
- Probar el funcionamiento de las interfaces con los responsables de cotización y los vendedores
- Conectar las interfaces con la base de datos y los usuarios.
- Una vez confirmada la fiabilidad de la base de datos y el buen funcionamiento de las interfaces, la información fue incorporada a la página web de la compañía
Este paso exigía:
- Diseñar características adicionales, tales como dispositivos de seguridad
- Probar las conexiones de Internet, su calidad y los enlaces de datos con el servicio de cotización y los vendedores seleccionados
La última actividad, pero no menos importante, fue diseñar un procedimientos estándar que apoyase la cotización "virtual":
- Promover estándares estrictos del flujo de información y del proceso de cotizaciones
- Desarrollar e implantar los procedimientos para el mantenimiento de la base de datos
- Desarrollar e implantar procedimientos para el mantenimiento y la actualización de la página web
- Desarrollar e implantar procedimientos y sistemas para responder a las solicitudes y órdenes del cliente, que deberían ser atendidas y automáticamente enviadas al taller o al almacén en calidad de órdenes de producción o despacho
- Definir las necesidades de apoyo internas para asegurar el correcto funcionamiento del sistema de cotizaciones y responder con agilidad a las órdenes del cliente.
Resultados y comentarios
Este sistema de cotización vía Intranet / Internet redujo el tiempo necesario para responder a una solicitud de cotización de una semana a fracciones de minutos. La compañía promueve actualmente este servicio a sus clientes.
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